TRATAMIENTO DE DATOS

Matrix Papeleria, actuara como Responsable, para la recolección, almacenamiento, uso, procesamiento, actualización, circulación, supresión, transferencia, transmisión y, en general, cualquier operación o conjunto de operaciones en y sobre sus Datos Personales, entendidos como cualquier información vinculada o que pueda asociarse a usted como Titular.  

El objetivo de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (la “Política”) es, junto con las medidas técnicas, humanas y administrativas implementadas, garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley de Protección de Datos Personales aplicable, así como la definición de los lineamientos para la atención de consultas y reclamos de los Titulares de los Datos Personales sobre los que las Compañías realizan algún tipo de Tratamiento. 

Esta Política es de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de las Compañías, sus directores, administradores, Colaboradores y los demás terceros quienes las representan o actúan por ellas, o con los que las Compañías tienen algún tipo de vínculo, sea legal, comercial o convencional. 

Todos los Colaboradores de las Compañías deben observar, respetar, cumplir y hacer cumplir esta Política en el desarrollo de sus funciones. 

Aviso de privacidad. Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 

• Base de Datos: Significa el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento. 
• Canales de Atención: Medios a través de los cuales el Titular puede ejercer sus derechos. 
• Cliente: Persona Natural que realiza compras a través de los establecimientos de comercio físicos y/o canales digitales dispuestos por las Compañías. 
• Cliente(s) Potencial(es): Persona(s) Natural(es) que se podría(n) convertir en comprador(es) o consumidor(es) de los productos o servicios ofrecidos a través de los establecimientos de comercio físicos y/o canales digitales dispuestos por las Compañías.  
• Candidatos: Persona Natural que se postula para alguna de las vacantes de la Compañía o Compañías Relacionadas. 
• Colaboradores / Trabajadores / Empleados: Persona Natural que está vinculada a la Compañía por medio de un Contrato Laboral. 
• Consulta: Significa la solicitud del Titular del Dato Personal, de las personas autorizadas por éste, o las autorizadas por ley, para conocer la información que reposa sobre el Titular en las Bases de Datos de una o varias Compañías. 
• Dato Personal: Significa cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales, determinadas o determinables.  
• Dato Personal Privado: Significa el Dato Personal que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular. 
• Dato Personal Público: Significa el Dato Personal calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados, privados o sensibles. Por ejemplo: los datos contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.  
• Dato Personal Semiprivado: Significa el Dato Personal que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general. Por ejemplo: el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social. 
• Dato Personal Sensible: Significa el Dato Personal que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Por ejemplo: aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, fotografías, grabaciones en cámaras de seguridad).  
• Derecho de Hábeas Data: Significa el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas, de acuerdo con el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.  
• Encargado del Tratamiento: Significa la persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.  
• Información Financiera: Significa aquella referida al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen.  
• Proveedores: Persona Natural o Jurídica que suministra o abastece de productos, bienes  o servicios a la(s) Compañía(s). 
• Reclamo: Significa la solicitud del Titular o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus Datos Personales o cuando adviertan que existe un presunto incumplimiento del régimen de protección de datos, según el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. 
• Responsable del Tratamiento: Significa la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.  
• Titular: Significa la persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento. 
• Trabajador en misión: Persona Natural vinculada mediante contrato de trabajo a una Empresa de Servicios Temporales debidamente autorizada por el Ministerio de Trabajo que presta servicios a una Compañía. 
• Tratamiento o Tratamiento de Datos Personales: Significa cualquier operación o conjunto de operaciones sobre los Datos Personales como, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación, la transferencia, la transmisión, la actualización o la supresión de los Datos Personales, entre otros. El Tratamiento puede ser nacional (dentro de la República de Colombia) o internacional (fuera de la República de Colombia). 
• Transmisión: Significa el Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por parte del Encargado quien actúa por cuenta del Responsable. 
• Transferencia: Significa el Tratamiento de Datos Personales que tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, envía los Datos Personales a un receptor, que a su vez será Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera de la República de Colombia. 
• Vendedores / Sellers/ Locatarios: Significa todas las personas naturales y/o jurídicas que ofrecen sus bienes y/o servicios a través de los establecimientos comerciales físicos y/o canales digitales dispuestos por las Compañías para ser adquiridos por los Clientes o Consumidores. 
• Visitantes: Significa aquella persona natural que accede a los establecimientos de comercio, ya sean físicos o digitales o a las instalaciones administrativas de cualquiera de las Compañías. 

 Cada Compañía realizará el Tratamiento de los Datos Personales, de acuerdo con las condiciones establecidas por el Titular, la ley o las entidades públicas, a través de medios físicos, automatizados o digitales de acuerdo con el tipo y forma de recolección de la información. 

Los Datos Personales pueden ser Tratados por aquel Colaborador de cada Compañía que cuente con Autorización para ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades, asimismo, el Tratamiento se llevará a cabo por los terceros Encargados por la(s) Compañía(s) para el cumplimiento y ejecución de las finalidades autorizadas por el Titular. Las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, podrán solicitar acceso a la información. 

Cada Compañía podrá tratar los Datos Personales para las siguientes finalidades: 

-Finalidades de Tratamiento de datos comunes a las Partes relacionadas en esta Política.  

En el caso en que aplique, la Compañía podrá tratar, previa autorización, la información personal de conformidad con las siguientes finalidades comunes a los Clientes Potenciales, Clientes, Candidatos, Colaboradores, Trabajadores en Misión y Empleados, Vendedores/Sellers/ Locatarios y/o Proveedores, y Visitantes: 

-Validación de la información con el fin de dar cumplimiento a la regulación de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo por parte de la Compañía o con terceros contratados para dicho fin.

-Con fines de comercio electrónico.

-Almacenamiento de la información en servidores propios o de terceros, ubicados en la República de Colombia o fuera de ésta.

-Dar a conocer, Transferir y/o Transmitir los Datos Personales a nivel nacional e internacional,

-Atender requerimientos de auditorías externas, internas y/o de autoridades competentes.

-Cumplimiento de las Políticas que las Compañías dispongan de acuerdo a la relación contractual y/o comercial, incluida la Política de Tratamiento de Datos Personales.

-Gestionar el cumplimiento de obligaciones legales, pre-contractuales, contractuales, pos-contractuales, tributarias, financieras y/o contables.

-Gestionar las consultas, solicitudes, peticiones, quejas y reclamos relacionados con los titulares de la información.

-Implementar programas de inteligencia artificial o cualquier otro que la tecnología y la ley permitan.

-Garantizar la seguridad física y digital, mejoramiento del servicio y la experiencia en los establecimientos de comercio o en las instalaciones de las Compañías.

-Enviar información

 MEDIOS DE VIDEO VIGILANCIA

Las Compañías podrán utilizar medios de videovigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos de sus establecimientos de comercio, instalaciones u oficinas. En razón a ello, informan al público en general sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de videovigilancia. 

La información recolectada a través de estos mecanismos se utiliza para fines de seguridad, el mejoramiento de los servicios y la experiencia de los visitantes de cada Compañía, así mismo, como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad u organización. 

Las Compañías no harán entrega de videograbaciones obtenidas a ningún tercero, salvo que medie orden judicial o de autoridad competente o que la ley lo permita.